Prettylib-tuoteratkaisut - Wiki
Rekisteri- ja tietojärjestelmäselosteet
- Tuula Ronumäki (Unlicensed)
Suomen laissa säädetään hyvin tarkkaan erilaisten rekisterien ylläpidosta. Periaatteessa rekistereitä muodostuu aina, kun tallennat tietoa järjestelmällisesti.
Tietojärjestelmäseloste
Viranomaisia/julkishallinnon toimijoita koskee mm. "Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999" ja sen määräämän tietojärjestelmäselosteen laatiminen. Mikäli edustat viranomaistahoa, ota asiasta tarkemmin selvää.
Tietojärjestelmäseloste sisältää tietoja mm seuraavasti:
- Tietojärjestelmän nimi
- Tietojärjestelmän vastuutaho
- Tietojärjestelmän käyttötarkoitus
- Tietolähteet
- Tiedot vuosilta ..
- Tietojen päivitystiheys
- Tietojen julkisuus
Viranomaisia varten löytyy erikseen malleja/ohjeita tällaisen tekemiseksi.
Henkilörekisteri
Erityisen tarkkana pitää olla henkiörekisteriä muodostettaessa. Henkilörekisteri muodostuu aina, kun tallennat tietojärjestelmään (oli se sitten ATK-pohjainen tai paperipohjainen) henkilötietoja. Henkilötietojen määrä ei ole oleellinen - mikäli tallennat henkilöiden nimiä, olet muodostanut jo henkilörekisterin.
Ohessa linkki tietosuojavaltuutetun sivuille: Tietoa rekisterin pitäjille
Henkilörekisterin ylläpitäjän tulee (Henkilötietolaki 523/1999 10. pykälä) tehdä "Rekisteriseloste", josta ilmenee seuraavia asioita:
- Rekisterin ylläpitäjä
- Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
- Rekisterin nimi
- Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
- Rekisterin tietosisältö
- Säännönmukaiset tietolähteet
- jne jne.
Tietosuojavaltuutetun toimistolta on mahdollista saada pohja sekä ohjeita selosteen täyttämiseksi.
Pohja ja ohjeita löytyy oheisen linkin takaa rekisteri- ja tietosuojaselosteet
Lue myös
Ks. myös GDPR-aiheiset artikkelit