Asiakastietojen siirtäminen tietokantaan

Usein erilaisissa yhteisöissä, erityisesti oppilaitoksissa, tulee tarvetta siirtää/päivittää kerralla iso määrä asiakastietoja kirjastojärjestelmään.

Tällaista varten PrettyLib-kirjastojärjestelmässä on asiakastietojen sisäänluku-toiminto.

Sisäänluku

Avaa PrettyLibin valikko Lainaus-> Asiakkaat ja valitse sieltä Sisäänluku.

Toiminnosta löytyy "Ohje"-painike, jonka takaa löydät tarkemman selityksen toiminnon suorittamisesta. 

Tietojen siirtomuoto

Käytännössä tarvitset sisäänlukua varten teksti- tai excel-tiedoston, joka sisältää asiakastietoja. Ohjelma pystyy päivittämään vanhoja tietoja ja lisäämään uusia.

Käytännössä sisäänluku-toiminnossa kerrotaan ohjelmalle, missä järjestyksessä tiedostossa mikäkin tieto löytyy.

Esimerkkinä seuraavan rivin sisältävä tekstitiedosto:

"1234";"Meikäläinen, Matti";"Matinpolku 1";"00001 HELSINKI";"ulkoasiakas"

Tällainen tiedosto luettaisiin sisään niin, että kentät siirtotoiminnossa valittaisiin seuraavassa järjestyksessä:

1. Tunnus
2. Sukunimi, Etunimi
3. Kotiosoite
4. Kotiosoitteen postinumero ja postitoimipaikka
5. Tilastointiryhmä

Huomioitavaa

Jotta vanhoja tietoja pystyttäisiin luotettavasti päivittämään, olisi parasta, mikäli asiakkaalla olisi jokin tarkkaan identifioiva tieto, jota yhdistettäessä voitaisiin käyttää.

Identifioivana tietona suositellaan käytettäväksi joitakin seuraavista asiakastietojen kentistä:

• Tunnus
• Kirjastokortin numero
• Sähköpostiosoite
• Nimi

Nimi ei ole paras vaihtoehto, mikäli on mahdollista, että samalla nimellä löytyy kaksi eri asiakasta. Tällöin pitäisi käyttää jotain muuta kenttää.