Asiasanojen kontrollitoiminnot PrettyLibissä

PrettyLibin versiosta 4.81.434 alkaen on mahdollista käyttää uusia entistä laajempia ominaisuuksia asiasanojen kontrollointiin. Tässä artikkelissa kerrotaan kaikista nyt käytettävissä olevista asiasanojen kontrollitoiminnoista.

Asiasanakontrolli-toiminto

PrettyLibissä on mahdollista ottaa käyttöön erillisiä asiasanakontrolli-tiedostoja, joiden avulla voidaan paremmin valvoa tietokantaan lisättävien asiasanojen oikeellisuutta. Kontrolli on toteutettu erillisillä ohjelman mukana tulevilla asiasanatiedostoilla. Näitä tiedostoja ovat FINTO-palvelusta PrettyLibiin kopioidut YSA-, YSO-, JUHO- ja PUHO-sanastot. (Huom.! PrettyLibin mukana tulevat sanastot ovat viimeksi päivittyneet 2017-2018, eikä niitä päivitetä enää uudempiin.) 

Asiasanakontrolli toimii parilla eri tasolla:

1. Uutta asiasanaa lisättäessä tarkistetaan ensin sanan olemassaolo tietokannasta. Jos sana on jo valmiiksi tietokannassa, hyväksytään se sellaisenaan.
2. Jos asiasanaa ei ennestään ole tietokannassa, mutta asiasanakontrolli on päällä, tarkistetaan sanan oikeellisuus kontrollitiedostosta. Jos sana ei kuulu kontrollisanastoon, ohjelma antaa huomautuksen.

Asiasanakontrollin voi ottaa käyttöön kohdasta: Tiedonhaku -> Ominaisuudet -> Yleiset -> Asiasanakontrolli.

Mikäli ET halua automaattista tarkistusta ollenkaan saat sen pois seuraavasti:

1. Avaa valikko "Tiedonhaku"
2. Avaa "Ominaisuudet -> Käyttäjäkohtaiset"
3. Avaa välilehti "Oletusarvot"
4. Ota rasti pois kohdasta "Tarkista YSA asiasanat"
5. Tallenna

Huom tämä pois kytkentä koskee myös tietokannan sisäistä tarkistusta, ei pelkästään erillisistä tiedostoista tarkistamista. Mikäli tarkistus otetaan pois päältä, on asiasanakontrolli kokonaan pois kytketty. Pois kytkentä ei vaikuta, mikäli käyttäjällä ei ole oikeuksia lisätä asiasanoja.

Tietokannassa olevien asiasanojen tarkistus

Kohdassa Ylläpito -> Asiasanat on käytettävissä Tarkista-toiminto, jonka avulla voidaan tarkistaa tietokannassa jo olevien asiasanojen oikeellisuus verrattuna viralliseen kontrollisanastoon. Tarkistustietueita ovat YSA-, YSO-, JUHO- ja PUHO-sanastot.

Tarkistus luo valinnan mukaisesti joko tulosteen tai tekstitiedoston. Tarkistuksessa ohjelma listaa asiasanat, joita ei löydy virallisesta lähteestä. Lisäksi saadaan listaus väärällä alkukirjaimella kirjoitetuista sanoista sekä niistä, joissa tulisi käyttää korvaavaa ilmaisua.

Asiasanojen sisäänluku

PrettyLibissä ei tule mukana mitään asiasanastoja, vaan tietokannassa oleva sanasto karttuu sitä mukaa kuin uusia sanoja lisätään. Import-toiminnon avulla on kuitenkin mahdollista lukea sisään kokonainen virallinen asiasanasto.

Mikäli näin tehdään, ei ole tarvetta käyttää erikseen muuta asiasanakontrollia, vaan tarkistus voidaan tehdä pelkästään omasta tietokannasta, kun päällä on käyttäjäkohtainen asetus uusien lisättävien asiasanojen varmistamisesta (ks. seuraava kohta).

Asiasanastoja sisäänluettaessa kannattaa kuitenkin huomioida, että useimmissa tapauksissa mukana tulee paljon sanoja, joille ei omassa tietokannassa löydy osumia. Tällaiset nolla-esiintymät voi halutessaan poistaa Siivoa-toiminnolla.

Asiasanojen sisäänluku tapahtuu toiminnossa: Ylläpito -> Asiasanat -> Import.

Sisäänlukua tehtäessä valitaan PrettyLib-sanasto (tallennuskenttä), jossa kyseiset sanat ovat käytettävissä. Suosittelemme seuraavia:

• Luettaessa sisään YSA tai YSO-sanastoja, tallennetaan ne YSA-sanastoon
• Luettaessa PUHO- tai JUHO-sanastoja, tallennetaan ne kirjastokohtaiseen sanastoon.
• Luettaessa muita sanastoja, tallennetaan ne kirjastokohtaiseen sanastoon.

Mikäli olette tietokannassanne toimineet toisin, voitte jatkaa hyväksi katsomaanne menetelmää.

Käytettävät kontrollisanastot

PrettyLibin asennus- ja päivityspaketeissa mukana olevia sanastoja päivitetään muutamien kuukausien välein. Käytettävissä olevia sanastoja ovat:

• YSO (fi, sv ja en)
• YSA (fi)
• JUHO (fi)
• PUHO (fi)

(Huom.! PrettyLibin mukana tulevat sanastot ovat viimeksi päivittyneet 2017-2018, eikä niitä päivitetä enää uudempiin.)

Käyttäjäkohtainen varmistus uusien asiasanojen lisäämisestä

Käyttäjäkohtaisesti on mahdollista laittaa päälle asetus uusien lisättävien asiasanojen varmistamisesta. Oletuksena tämä asetus on päällä, jolloin ohjelma kysyy varmistuksen lisättäessä sellaista asiasanaa, joka ei ennestään ole tietokannassa. Mikäli varmistus on pois päältä, uudet asiasanat lisätään kysymättä varmistusta.

Käyttäjätunnuksilla olevat oikeudet

Tietokannassa olevien käyttäjätunnuksien oikeuksia on mahdollista rajata siten, että kaikilla käyttäjällä ei ole mahdollisuutta lisätä/muokata/poistaa asiasanoja. Oikeudet asiasanojen hallintaan voi keskittää vain tietyille henkilöille ja ottaa oikeudet pois sellaisilta käyttäjiltä, joille ei ole välttämätöntä pystyä muokkaamaan asiasanastoja. Käyttäjätunnusten hallinta tapahtuu toiminnossa: Ylläpito -> Käyttäjätunnukset. 

Miten suosittelemme toimittavan

Mikäli haluatte pitää tietokantanne sanastot jonkinlaisessa kontrollissa, suosittelemme seuraavia toimenpiteitä.

Ympäristössä, jossa on paljon luetteloivia tai tietokantaan muokkausoikeuksin pääseviä käyttäjiä, suosittelemme:

1. Ottamaan käyttäjätunnusten hallinnasta pois oikeudet lisätä/muokata/poistaa asiasanoja. Nämä oikeudet kannattaa ottaa pois sellaisilta käyttäjiltä, joiden ei ole välttämätöntä päästä muokkaamaan asiasanastoja.
2. Lukemaan tarvittaessa koko haluttu kontrollisanasto tietokantaan valmiiksi, jolloin ei tule ongelmia puuttuvien asiasanojen kanssa.

Muissakin ympäristöissä suosittelemme kaikille:

1. Asiasanakontrollin kytkemistä päälle tietokantakohtaisten asetusten kautta. Tällöin voidaan sallia sanastoon kuuluvien sanojen lisääminen tietokantaan ja mutta samalla vähentäen mahdollisuutta väärien asiasanojen lisäämiseen.

Muuta

Asiakaspalvelumme vastaa mielellään lisäkysymyksiin. Axiell-kirjastotuki:

Tukiportaali: https://customer.hornbill.com/axiell/
Sähköposti: support-fi (at) axiell.com
Puhelin: 0800 189 566