Rekisteri- ja tietojärjestelmäselosteet

Suomen laissa säädetään hyvin tarkkaan erilaisten rekisterien ylläpidosta. Periaatteessa rekistereitä muodostuu aina, kun tallennat tietoa järjestelmällisesti.

Tietojärjestelmäseloste

Viranomaisia/julkishallinnon toimijoita koskee mm. "Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999" ja sen määräämän tietojärjestelmäselosteen laatiminen. Mikäli edustat viranomaistahoa, ota asiasta tarkemmin selvää.

Tietojärjestelmäseloste sisältää tietoja mm seuraavasti:

• Tietojärjestelmän nimi
• Tietojärjestelmän vastuutaho
• Tietojärjestelmän käyttötarkoitus
• Tietolähteet
• Tiedot vuosilta ..
• Tietojen päivitystiheys
• Tietojen julkisuus

Viranomaisia varten löytyy erikseen malleja/ohjeita tällaisen tekemiseksi.

Henkilörekisteri

Erityisen tarkkana pitää olla henkiörekisteriä muodostettaessa. Henkilörekisteri muodostuu aina, kun tallennat tietojärjestelmään (oli se sitten ATK-pohjainen tai paperipohjainen) henkilötietoja. Henkilötietojen määrä ei ole oleellinen - mikäli tallennat henkilöiden nimiä, olet muodostanut jo henkilörekisterin.

Ohessa linkki tietosuojavaltuutetun sivuille: Tietoa rekisterin pitäjille

Henkilörekisterin ylläpitäjän tulee (Henkilötietolaki 523/1999 10. pykälä) tehdä "Rekisteriseloste", josta ilmenee seuraavia asioita:

• Rekisterin ylläpitäjä
• Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
• Rekisterin nimi
• Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
• Rekisterin tietosisältö
• Säännönmukaiset tietolähteet
• jne jne.

Tietosuojavaltuutetun toimistolta on mahdollista saada pohja sekä ohjeita selosteen täyttämiseksi.

Pohja ja ohjeita löytyy oheisen linkin takaa rekisteri- ja tietosuojaselosteet

Lue myös

Ks. myös GDPR-aiheiset artikkelit