Toimipisteiden yhdistäminen

PrettyLib-tietokanta voidaan jakaa tietokannan sisällä toimipisteisiin. Toimipisteen tarkoitus on antaa mahdollisuus jakaa aineisto erillisiin (yleensä) fyysisiin paikkoihin, joissa työskentelevillä henkilöillä on erilaisia oikeuksia tietokantaan.

Organisaatiomuutosten yhteydessä on joskus tarpeen yhdistää tietokannassa olevia toimipisteitä tai yhdistää jopa tietokantoja toisiinsa. Toimipisteitä yhdistettäessä tietokannassa olevat toimipisteet vähenevät. Tietokantoja yhdistettäessä yksittäisen tietokannan toimipisteiden määrät sen sijaan kasvavat ellei niitäkin yhdistetä tietokantojen yhdistämisen jälkeen.

Työ: Toimipisteiden yhdistäminen

Toimenpide itsessään ei ole iso ja yleensä on suoritettavissa muutamassa minuutissa.

Toimenpiteen suorittamiseksi PrettyLib-tuki voi toimittaa asiakkaalle SQL komentoscriptin. Kysy tarjous asiakastuestamme.

Toimenpide tulisi aina testata etukäteen tietokannan kopiolla. Testauksessa tulisi varsinaisen toimenpiteen lisäksi testata myös ohjelman toiminta yhdistetyn tietokannan kanssa. Kts. kohta "hankintanumerot".

Työ: Tietokantojen yhdistäminen

Toimenpide on isompi kuin toimipisteiden yhdistäminen ja edellyttää erillisen yhdistämisohjelman käyttöä. Ajallisesti kesto on joistakin kymmenistä minuuteista muutamaan tuntiin.

Axiell Finland Oy suorittaa tämän toimenpiteen erillisen tarjouksen perusteella.

Toimenpide tulisi aina testata etukäteen tietokannan kopiolla. Testauksessa tulisi varsinaisen yhdistämistoimenpiteen lisäksi testata myös ohjelman toiminta yhdistetyn tietokannan kanssa. Kts. kohta "hankintanumerot".

Toimipisteiden yhdistämisen vaikutukset

Tietokannan toimipisteiden yhdistämisellä on laaja-alaisia vaikutuksia tietokannassa. Näitä vaikutuksia ovat mm. seuraavat:

• Käyttäjien toimenpiteet kohdistuvat isompaan osaan tietokantaa, kun ei voi enää rajata käyttäjän toimenpiteitä toimipisteeseen.
• Yhdistettäessä tulee ottaa huomioon mm. hankintanumerot. Kts. alla lisätietoja.
• Yhdistettäessä tulee ottaa huomioon mm. tilausnumerot.

Tietokantojen yhdistämisen vaikutukset

Erillisten tietokantojen yhdistämisellä on laaja-alaisia vaikutuksia. Näitä vaikutuksia ovat mm. seuraavat:

• Käyttäjille tulee käsiteltäväksi useamman eri toimipisteen aineistoja ja mahdollisesti erilaisia luettelointikäytäntöjä.
• Yhdistettäessä tulee ottaa huomioon mm. hankintanumerot. Kts. alla lisätietoja.
• Yhdistettäessä tulee ottaa huomioon mm. tilausnumerot.

Hankintanumerot

Toimipisteiden yhdistämistä ennen tehtävät toimenpiteet:

Ennen toimipisteiden yhdistämistä tulisi varmistaa, ettei samaa hankintanumeroa ole käytetty yhdistettävissä toimipisteissä molemmissa, eli ei ole päällekkäisiä hankintanumeroita. Jos päällekkäisiä on, riippuu jatko siitä, onko niitä vähän vai paljon. Jos vähän, suosittelemme käsin muokkaamista. Jos päällekkäisiä on paljon, pitää tehdä päivitysajo, jolla muokataan jomman kumman hankintanumeroita. Mikäli aineisto on tarroitettu, tarkoittaa tämä uudelleentarroitusta.

Toimipisteiden yhdistämisen jälkeen:

Mikäli tietokannassa on ollut käytössä toimipistekohtaiset hankintanumeroiden etuliitteet, alkavat yhdistämisen jälkeen hankintanumerot juosta jomman kumman mukaisesti. Hankintanumeroiden toiminta tulee testausvaiheessa tarkistaa (luetteloimalla uusia niteitä ja tarkistamalla saadut hankintanumerot).

Tietokantojen yhdistämisen jälkeen:

Mikäli tietokannoissa on ollut erilaisia hankintanumeroiden muotoja (esim: "123456789", "1234/2014" tai "2014/1234" jne.) pitää käytännössä jomman kumman hankintanumerot muuttaa. PrettyLib osaa käsitellä tietokantakohtaisesti indeksointitoiminnoissaan vain yhdenlaisia hankintanumeroita.