Ulkoiset tiedostot - linkkeinä vai tallennettavina tiedostoina?

Ulkoisia tiedostoja kuten PDF-dokumentit, kuvatiedostot, Word/excel-dokumentit jne voidaan käsitellä PrettyLibissä kahdella eri tavalla.

1. Luettelointitietoihin voidaan tallentaa pelkkä linkki ulkoiseen tiedostoon.
2. Luettelointitietoihin voidaan tallentaa koko tiedosto sellaisenaan tietokannan sisälle.

Kumpi tapa sitten pitäisi valita? Tähän on muutamia peukalosääntöjä sekä ohjelman rajoituksia, jotka sanelevat kumpaa käyttää. Nyrkkisääntö: Mikäli et tiedä kumpaa käyttää, tallenna linkkinä.

Lue myös: Tiedostojen tallentaminen luettelointitietoihin

Pelkän linkin tallentamista tulisi käyttää seuraavissa tilanteissa

• Tiedostoihin pitää pystyä tarjoamaan pääsy www-liittymän kautta. Tätä kirjoitettaessa www-liittymä ei tarjoa pääsyä tallennettuihin tiedostoihin, mutta tarjoaa tallennetut linkit hakutuloksissa.
• Tiedosto on esimerkiksi HTML-tiedosto, joka viittaa sisällään muihin tiedostoihin (kuvat, tyylitiedostot jne jne). Tällaisen tallentaminen tiedostoksi on yleensä aika turhaa, joten linkki on suositeltavampi.
• Tiedostot ovat todennäköisesti luotettavasti saatavilla niiden alkuperäisestä paikasta (www-sivusto, tiedostojako).
• Tiedostot ovat hyvin suuria. "Suuri" riippuu tietokannasta, mutta useiden megatavujen ja sitä suuremmat tiedostot yleensä kannattaa ehdottomasti tallentaa vain linkkeinä alkuperäiseen paikkaan.

Tiedoston tallentaminen tietokannan sisälle

• Tiedosto/dokumentti on sellainen, että sen saatavuutta ei voi myöhemmin taata (www-sivusto voi häipyä, sijainti muuttua arvaamattomasti).
• Tiedosto sisältää omaa tuotantoa, joka tulee säilyttää eikä muutakaan keskitettyä paikkaa ole.
• Tiedostosta/dokumentista halutaan säilyttää vanhoja versioita. Tällöin sama tiedosto voidaan tallentaa vaikkapa tiedostoksi sekä vielä linkiksi ajantasaiseen versioon.
• Tiedostoon ei ole tarvetta päästä käsiksi www-liittymällä, joten tiedosto tallennetaan vain arkistoitavaksi.
  Huom: hyvin suuria tiedostoja EI tule tallentaa tietokannan sisälle, sillä SQL Server ei ole pääsääntöisesti tiedostojärjestelmän korvaaja. Kts. alla "Huomioitavaa SQL Serverin rajoituksista".
• Helposti suoraan tietokannan sisälle tallennettavia tiedostoja/tiedostotyyppejä: PDF, tekstinkäsittelyohjelman tiedostot, taulukkolaskentaohjelman tiedostot jne.
• Huonosti suoraan tietokannan sisälle tallennettavia tiedostoja/tiedostotyyppejä: HTML, alikansioihin useisiin eri tiedostoihin tallennetut tiedostot.

Huomioitavaa SQL Serverin rajoituksista

• Mikäli käytössä on SQL Serverin ilmaiset versiot, joita ovat SQL Server 2008/2012/2016/2017 EXPRESS, on tietokannan koolla rajoitus. Tämä kannattaa ottaa huomioon ennenkuin tallentaa tuhansia suurehkoja tiedostoja.