Ohjelman sisältä lähetettävät sähköpostit

Useat eri toiminnot PrettyLib 4-kirjastojärjestelmässä sallivat tiedon lähettämisen sähköpostilla:

Tulosteet sähköpostitse
Sähköposti hankintaehdotuksen tekijälle
Karhut sähköpostilla
Noutoilmoitukset sähköpostilla
Tilaukset sähköpostilla
Kaukopalvelutilaukset sähköpostilla

Tämä artikkeli käsittelee sähköpostiasetusten toimintaa PrettyLib versiossa 4.52.223 ja uudemmissa.

Asetuksia ja osoitteita

Sähköpostilla lähettämiseen liittyy useita eri asetuksia ja paikkoja osoitteille. Ohessa listattuna merkittävimmät:

SMTP-palvelin (mihin sähköpostit lähetetään eteenpäin lähetettäväksi)
Lähettäjän sähköpostiosoite
Lähettäjän nimi
Vastaanottajan sähköposti
Vastaanottajan nimi

SMTP-palvelin

SMTP-palvelin on organisaation käytössä oleva palvelin, jolle lähetettävä sähköposti laitetaan eteenpäin välitettäväksi varsinaisen vastaanottajan vastaavalle palvelimelle. Ilman tätä tietoa PrettyLib ei voi lähettää sähköpostia.

Tämä pitää PrettyLibissä määritellä erikseen. Asetus löytyy seuraavasta paikasta:

Valikko: Tiedonhaku -> Ominaisuudet -> Yleiset -> välilehti Toimipisteet -> kenttä SMTP-palvelin.

Valitse haluttu toimipiste ja täytä kenttään "SMTP-palvelin" palvelimen nimi tai IP-osoite.

Lähettäjän yhteystiedot

Lähettäjän tietoja on kahden tasoisia. Päätasolla lähettäjäksi voidaan merkitä toimipisteen tiedoissa oleva lähettäjän sähköpostiosoite.

Valikko: Tiedonhaku -> Ominaisuudet -> Yleiset -> välilehti Toimipisteet -> kenttä Sähköposti

Toimipistekohtaista sähköpostiosoitetta käytetään oletusarvoisesti, ellei se ole tyhjä tai muilla asetuksilla erikseen määritelty. Lähettäjän nimeksi tulee oletusarvoisesti lisenssihaltijan nimi.

Lähettäjän sähköpostiosoitteeksi ja/tai nimeksi voidaan määritellä myös käyttäjäkohtainen asetus, joka löytyy seuraavasti:

Valikko: Tiedonhaku -> Ominaisuudet -> Käyttäjäkohtaiset -> välilehti Yhteystiedot

Nimi

Täyttämällä kentän "Nimi" ja valitsemalla sen alla olevan "Käytä tätä nimeä oletuksena sähköpostia lähetettäessä" saa lähettäjän nimeksi haluamansa.

PrettyLib versiosta 4.52.223 lähtien tämä "Nimi" kenttä voi olla myös tyhjä, jolloin lähettäjällä ei ole nimeä, vain pelkkä osoite.

Huom: Ennen versiota 4.52.223 tätä "Nimi" kenttää ei käytetty tyhjänä, eli lisenssinhaltijan nimi oli aina käytössä vaikka oli rasti kohdassa "Käytä tätä nimeä..." ja kenttä oli tyhjä.

Sähköpostiosoite

Täyttämällä kentän "Sähköposti" ja valitsemalla sen alla olevan "Käytä tätä osoitettta oletuksena sähköpostia lähetettäessä" saa lähettäjän osoitteeksi haluamansa. Tätä osoitettä käytetään myös silloin kun toimipisteelle ei ole erikseen määritetty sähköpostiosoitetta.

Lisäksi valitsemalla rastin "Ohjelman lähettämistä sähköposteista kopio tähän osoitteeseen", saa omaan sähköpostiosoitteeseensa kopiot ohjelman lähettämistä posteista. HUOM: esim karhutoiminnossa sähköpostien määrä voi olla isokin.

Vastaanottajan tiedot (asiakkaat)

Vastaanottajaksi sähköposteille tulee asiakkaalle tallennettu sähköpostiosoite.

Asiakkaan osoitetta käytetään seuraavissa toiminnoissa:

Karhukirjeet
Noutoilmoitukset
Hankintaehdotukset

Asiakkaan osoite määritellään Asiakastiedot-toiminnosta löytyvällä sähköpostiosoite-kentässä. Lisäksi voidaan tallentaa lähetystapa erikseen sekä lainakarhuille että noutoilmoituksille.

Sähköpostiin laitetaan asiakkaan nimeksi aina automaattisesti asiakkaan nimi.

Vastaanottajan tiedot (toimittajat)

Vastaanottajaksi sähköposteille tulee toimittajatiedoista löytyvä sähköpostiosoite.

"Hankinta -> Toimittajat" (jos hankintaosio ohjelmassa mukana)
"Ylläpito -> Toimittajat" (jos hankintaositoa ei ole hankittu, mutta on kaukopalveluosio)

Viestikeskus

Toiminnossa 'Ylläpito -> Viestikeskus' voi tarkastella kaikkia ohjelmassa luotuja sähköpostiviestejä. Toiminnosta löytyy tarkempi dokumentaatio Ohje-painikkeen takaa.

Ongelmia

Mikäli sähköpostilähetyksessä ilmenee virhe, tarjoaa ohjelma mahdollisuuden nähdä tarkempia virhetilannetietoja. Tästä tarkemmasta virhetiedosta löytyy yleensä syy sähköpostin lähettämättömyyteen. Ohessa yleisiä syitä

550 Unable to relay
550 Relaying not allowed

Tämän virheen löytää yleensä virheilmoituksen loppupuolelta. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että SMTP-palvelin oli olemassa, mutta se ei suostunut lähettämään viestiä eteenpäin. Yleensä tämä johtuu siitä, että palvelin vaatii tunnistautumisen ja useimmiten virhe ilmenee myös silloin kun sähköpostia lähetetään organisaation ulkopuolelle, mutta voi toki tulla myös sisäisiin osoitteisiin lähetettäessä.

Ongelman ratkaisemiseksi kannattaa kokeilla lähettää viesti oman organisaation sähköpostiosoitteeseen testin vuoksi. Mikäli onnistuu, johtuu vika juuri tästä.

Ongelman ratkaisemiseksi voi olla hyvä määritellä asetuksissa Tiedonhaku -> Ominaisuudet -> Käyttäjäkohtaiset -> välilehti Yhteystiedot käyttöön tunnussana sähköpostille. Tällöin ohjelma joko kysyy tai tallentaa pysyvästi käyttäjän sähköpostiosoitteen tunnussanan palvelimeen tunnistautumista varten. Tämä voi edellyttää myös sähköpostipalvelimen määrityksissä ns. suojatun yhteyden käyttöönottoa muuttamalla esimerkiksi palvelimen nimi muotoon:

palvelin.organisaatio.dom:587 TAI
palvelin.organisaatio.dom:465